A.FUNZIONARI DELEGATI: COMPETENZE E RESPONSABILITA' NELLA GESTIONE DELLA SPESA E NELLA RESA DEL CONTO.

 

A.1. I funzionari delegati: caratteristiche ed attività.

 

Il regolamento di cui al D.P.R. 120/00 reca una nuova disciplina della spesa e della resa del conto per i funzionari delegati di tutte le Rappresentanze diplomatiche e gli Uffici consolari, interessando anche per le innovazioni procedurali, pur senza citazioni esplicite, sia gli Istituti italiani di cultura in base ai collegamenti previsti nella specifica normativa di settore (D.1. 27 aprile 1995, n.392 ed art.8, comma 2 della legge 26 maggio 2000, n.147), sia la gestione dei fondi per la cooperazione allo sviluppo, in particolare per le modifiche delle spese in economia in quanto compatibili con la legge 49/87 ed il relativo regolamento di esecuzione ai sensi dell'art. 8 del D.P.R. 1 16/90.

 

E' opportuno precisare al riguardo che il funzionario delegato assume la veste di "ordinatore secondario della spesa" ed è personalmente responsabile delle spese da esso ordinate, nonché della regolarità dei pagamenti disposti od eseguiti: l'adempimento principale che quest'ultimo è chiamato a curare è la resa del conto, direttamente connesso al ricevimento dei fondi a disposizione pervenuti mediante ordini di accreditamento.

 

Le illustrate caratteristiche si ritrovano tutte nel funzionario delegato per le spese all'estero, le cui attività però si configurano con le particolari modalità procedurali disciplinate dalla normativa di settore (legge 15/85; regolamento ex art.8 della legge 15/85, D.1. 362/90; D.P.R. 116/90 regolamento per le spese in economia e da ultimo il D.P.R. 120/00, soltanto per citare le principali disposizioni sulla spesa).

 

I funzionari delegati, prima dell'entrata in vigore del provvedimento in parola, erano costituiti esclusivamente dai Capi delle Rappresentanze diplomatiche e degli Uffici consolari, unici destinatari dei fondi annualmente attribuiti dall'Amministrazione centrale per tutte le spese all'estero e tenuti alla resa del conto degli importi accreditati ai sensi della vigente normativa generale e di settore.

 

L'accreditamento dei fondi, effettuato con il ricorso alle modalità della legge 6.2.85, n.15, in particolare artt. 1 e 2, veniva predisposto a favore della sede all'estero ed il fatto di essere titolare della stessa sede costituiva il responsabile pro-tempore, il capo missione, automaticamente funzionario delegato.

 

Tale sistema non presenta cambiamenti anche dopo il regolamento: gli accreditamenti prevedono sempre la sede come beneficiaria e destinataria dei fondi, nonché l'automatica costituzione del titolare in funzionario delegato, ad eccezione delle sedi nelle quali presta servizio un commissario amministrativo o un commissario amministrativo aggiunto, che ai sensi dell'art.3 del presente regolamento assume la veste di funzionario delegato per le spese di cui alle lettere a) e c) dell'art.2 del D.P.R. 120/00.

 

Il modello organizzativo e funzionale proposto dal regolamento conferma nella sostanza il precedente ruolo del funzionario delegato per le spese all'estero ed in particolare introduce alcune misure di semplificazione dei procedimenti di erogazione art.8) e di rendicontazione della spesa (art.10), nonché di provvista di fondi per eventi imprevisti art.  I 1, fondi scorta) e di presenza in alcune sedi di un secondo funzionario delegato per le spese di mantenimento e funzionamento degli uffici e per quelle per le retribuzioni e le indennità del personale.

Si attira l'attenzione sulla circostanza che per affidare al Commissario Amministrativo o al Commissario Amministrativo Aggiunto in servizio presso una sede all'estero le funzioni di funzionario delegato per le spese di cui agli artt.4 e 6 del regolamento stesso non è necessario adottare alcun provvedimento formale di attribuzione delle relative funzioni.

 

A 2. Sedi con due funzionari delegati: rapporti e divisione delle competenze e delle responsabilità.

 

Le attribuzioni di funzionario delegato nelle sedi con un commissario amministrativo o un commissario amministrativo aggiunto sono riconosciute, sempre in maniera automatica, con il riferimento agli accreditamenti di cui all'art.2 del D.P.R. 120/00, distinguendo tra le spese delle lettere a), b) e c):

 

Al titolare della sede all'estero:

-           b) fondi dei capitoli destinati allo svolgimento delle attività di istituto.

 

Al commissario amministrativo o commissario amministrativo aggiunto:

-                      a) fondi dei capitoli per il mantenimento ed il funzionamento degli uffici;

-                       c) fondi dei capitoli per la corresponsione delle retribuzioni e delle indennità del personale.

 

Al fine di individuare i capitoli di competenza dell'uno o dell'altro funzionario delegato, in allegato alla presente comunicazione, se ne riporta un dettagliato e completo elenco con il censimento in base al bilancio del corrente esercizio finanziario e la chiara ripartizione tra le tre richiamate tipologie di spesa.  Resta inteso che l'elenco potrà essere integrato e modificato nei prossimi esercizi finanziari in base alle esperienze acquisite ed alle leggi di bilancio.

 

Si fa presente, inoltre, che i funzionari amministrativi o amministrativo-contabili di cui all'art.3 del D.P.R. 120/00 e che attualmente ricoprono i posti-funzione di commissario amministrativo o di commissario amministrativo aggiunto, sono quelli appartenenti alle posizioni economiche C 2 e C 3 (profili professionali specifici del M.A.E.: C 2, funzionari amministrativi, consolari e sociali, nonché C 3, direttori amministrativi, consolari e sociali) ai sensi del nuovo ordinamento professionale del personale delle aree funzionari del Ministero (CCNL 1998/2001).

 

Le nuove attribuzioni di funzionari delegati per le spese di cui all'art.4 del regolamento non consentono l'assegnazione ai Commissari Amministrativi ed ai Commissari Amministrativi Aggiunti delle competenze di consegnatario dei beni mobili ed immobili all'estero (art.75, Il comma, lettera c), del D.P.R.18/67, escluse proprio nell'ultimo comma dello stesso art.75, per i titolari degli uffici all'estero non potendo svolgere come funzionari delegati anche le funzioni di consegnatario).

 

Pertanto nelle sedi con due funzionari delegati, la conservazione e la manutenzione dei beni mobili ed immobili di pertinenza della Rappresentanza diplomatica o dell'Ufficio consolare devono essere affidate ad altro dipendente della stessa sede attribuendogli la qualità di consegnatario.  Nel nuovo ordinamento professionale del personale delle aree funzionari la qualità di consegnatario è prevista per gli appartenenti alla posizione economica C 1, inquadrati nel profilo professionale di funzionario aggiunto amministrativo-contabile, o, in loro assenza, agli appartenenti alla posizione economica B 3, inquadrati nel profilo di collaboratore contabile, ovvero, in mancanza delle suddette professionalità, ad altro impiegato presente incaricato delle funzioni di cui all'art.76 del D.P.R. 18/67.

 

A 3. Decorrenze e sottoscrizione degli atti relativi alla gestione ed alla resa del conto.

 

Nell'apposito prospetto, allegato al presente telespresso, si riepilogano i tempi di attuazione del D.P.R. 120/00 con riguardo alle diverse disposizioni.

 

Il corrente anno costituisce un periodo di passaggio, prima della piena applicazione operativa del regolamento di cui trattasi per le sedi con due funzionari delegati.  In particolare l'autonomia del funzionario delegato per le spese di mantenimento e funzionamento dell'ufficio, nonché per le retribuzioni e le indennità del personale si può esplicare pienamente soltanto a partire dall'anno 2001.  Pertanto in tali casi, ad eccezione delle sedi nelle quali siano già avvenuti atti di gestione da parte dei commissari amministrativi in qualità di funzionari delegati (per i quali si rinvia alla norma transitoria del regolamento, art. 14), si ritiene opportuno che a tutti gli adempimenti organizzativi, nonché alle connesse funzioni e responsabilità del nuovo funzionario delegato sia data piena operatività dal 1.1.2001.

 

Alle scadenze di cui all'art. 14 si devono aggiungere alcuni possibili eventi collegati come l'eventuale caso di un rendiconto suppletivo (31.3.2001) conseguente ad un rendiconto annuale, che sarà sottoscritto in ogni caso dal titolare dell'ufficio, e la definizione dei rendiconti del primo semestre 2000 che possono contemplare gli avanzi di gestione degli, importi finanziati da utilizzare entro la fine dell'anno da parte dell'altro funzionario delegato, ove presente, nei casi delle spese di cui alle lettere a) e e) dell'art.2 del D.P.R. 120/00.

Il principio di autonomia del funzionario delegato nell'esercizio delle sue attività, autonomia prevista a fronte della corrispondente assunzione di responsabilità nella gestione delle spese ai sensi della vigente normativa generale sull'ordinamento contabile, è direttamente collegato all'applicabilità di alcune previsioni del regolamento che, pur tenuto conto della funzione di indirizzo e vigilanza spettante ai capi degli uffici, devono essere attentamente considerate ed applicate per una disciplina rispondente alla attribuzione delle nuove funzioni.

 

in particolare all'art. 9 comma I per "titolare dell'Ufficio" deve intendersi il Funzionario delegato titolare della gestione dei capitoli della tipologia a) e c) (Commissario Amministrativo o Commissario Amministrativo aggiunto).

 

Si dovrà pertanto procedere consentendo ai funzionari delegati, di cui alle spese indicate negli artt.4 e 6 del regolamento, di esercitare le previste funzioni, che comportano la piena responsabilità delle relative spese, senza limitarne l'operatività, dotandoli delle necessarie

risorse umane e strumentali per lo svolgimento dei nuovi compiti, nonché, in particolare per i capitoli di competenza, assicurando il rispetto del loro ruolo sia nella fase previsionale, che in quella di gestione e di resa del conto.

 

B.NUOVE PROCEDURE DI SPESA E DI RENDICONTAZIONE.

B 1. Erogazione della spesa presso l'amministrazione Centrale.

 

Gli articoli 4, 5 e 6 del regolamento stabiliscono le modalità operative per la messa a disposizione dei fondi a favore dei funzionari delegati da parte dei centri di responsabilità del Ministero.

 

La disciplina di settore per gli accreditamenti finanziari all'estero non subisce particolari mutamenti, ma, pur confermandosi le procedure della legge I 5/8 5, si introducono alcune novità per le spese di cui all'art.4.

 

I competenti dirigenti generali per le spese di mantenimento e funzionamento devono emanare un decreto ministeriale, soggetto alle previste procedure di controllo, per l'assegnazione di tali fondi agli uffici all'estero.  Con analoga procedura possono essere erogate integrazioni all'originaria assegnazione per sopravvenute ed inderogabili esigenze.

 

Nonostante che la descritta procedura possa contenere una traccia di novità circa l'assegnazione di budget finanziari onnicomprensivi per le sedi all'estero, si deve rilevare che non vi sono cambiamenti anche nelle procedure di somministrazione di fondi all'estero e circa l'erogazione della spesa e la sua ordinazione primaria.

 

Non si prevede la possibilità di riportare avanzi di gestione da un esercizio finanziario all'altro, né il funzionario delegato per le spese all'estero è costituito ordinatore primario della spesa.

 

Si attira, infine, l'attenzione sulla circostanza che il commissario amministrativo o il commissario amministrativo aggiunto, in quanto funzionari delegati destinatari delle assegnazioni di cui al comma 1 dell'art.4 e gestori delle spese di cui all'art.6, sono legittimati nelle attività negoziali istituzionali a sottoscrivere i contratti relativi ai capitoli di competenza, avendo in base alla richiamata normativa la rappresentanza legale dell'ufficio all'estero in tali attività.

 

B 2. Gestione della spesa all'estero.

 

B.2. 1.Limiti delle spese in economia e spese di modico ammontare.

e innovazioni in tale ambito riguardano principalmente i limiti delle spese in economia e l'introduzione delle spese di modico ammontare (art.8).

 

Si attira l'attenzione sull'istituto previsto nell'art.8, comma 4, del D.P.R. 120/00 al fine di limitarne il ricorso ai casi di reale necessità e di notevole volume finanziario di gestione, tenuto sempre conto anche della necessità di evitare il proliferare dei conti correnti bancari, contenendoli nel numero strettamente indispensabile per la chiarezza ordinamentale della gestione come nella seguente casistica.

 

Per quanto riguarda l'istituto di cui trattasi potrà essere aperto un apposito conto corrente che dovrà essere gestito secondo i criteri dei fondi di economato, reintegrabile secondo le procedure di cui alla normativa vigente.

 

B.2.2.Conti correnti bancari nelle sedi con due funzionari delegati.

 

Per quanto riguarda l'accensione di nuovi conti correnti bancari, pur richiamando le precedenti direttive sul loro contenimento, si rende necessario per chiarezza ordinamentale ed in base a criteri di razionalità contabile procedere ad istituire un secondo conto corrente bancario nelle sedi ove sia presente il secondo funzionario delegato.

 

Nelle sedi con due funzionari delegati si dovrà procedere a rendere operativa dal 1. 1.2001 l'accensione di un secondo conto corrente bancario di gestione per i capitoli di cui alla lettera b) dell'articolo 2 del presente regolamento, tenuto conto dell'accreditamento in corso dei fondi relativi alle spese di personale per i primi mesi del prossimo esercizio finanziario.  Resta inteso che il commissario amministrativo dovrà subentrare, in qualità di funzionario delegato, nella titolarità del conto corrente di gestione già in essere sul quale verranno accreditati i fondi dei capitoli di cui alle lettere a) e e) dell'art. 2) del presente Regolamento.

 

B.2.3.Fondi scorta.

 

Per quanto riguarda l'art.11 del Regolamento, le Rappresentanze diplomatiche sono le uniche destinatarie previste dalla norma per l'accensione dei fondi scorta.

 

Al fine di determinare l'ammontare del fabbisogno finanziario per la costituzione di tali fondi si sarà grati a tutte le Rappresentanze diplomatiche di far pervenire nel più breve tempo possibile all'ufficio I di questa Direzione Generale una previsione di quantificazione finanziaria delle necessità relative alla stessa Rappresentanza […]

 

L'Articolo 10 comma 3 nello stabilire l'invio al Dipartimento del Tesoro tramite UCB, degli estratti trimestrali del conto corrente valuta tesoro, non modifica quanto già previsto dall'art. 5 della legge 15/85 che  prevede la trasmissione in copia delle situazioni trimestrali corredate dall'estratto bancario del CCVT anche al MAE.  Ai fini di una corretta redazione di tali estratti si rinvia alle disposizioni contenute nella Circolare n. 12 del 13 ottobre 1994.

 

B.2.3.5 Conti Correnti autorizzati - Riepilogo

Le Rappresentanze sono autorizzate ad aprire soltanto i seguenti conti correnti bancari, che dovranno essere tenuti in conformità alle istruzioni impartite con il Telespresso n. 156/205 del 18 febbraio 1998:

 

1.         conto corrente valuta tesoro

2.         conto corrente di gestione (due nel caso di cui al punto B.2.2.)

3.         conto corrente fondo scorta

4.         conto/i corrente/i (ai sensi dell'art. 8 comma 4)

5.                  eventuale conto corrente cooperazione

 

Le sedi all'estero ove prestano servizio i due funzionari delegati, dovranno comunicare tempestivamente l'aggiornamento delle coordinate bancarie relative ai due Funzionari delegati alla Direzione Generale degli Affari Amministrativi, Bilancio e Patrimonio - Segreteria - Unità Operativa - per i seguiti di competenza.

 

B 3. Rendiconti.

 

Particolare rilievo assume la conservazione degli atti allegati ai rendiconti, che dovranno esse accuratamente sigillati.  Nel caso che fosse necessario riaprire un rendiconto, dovrà essere approntato apposito verbale che evidenzi la data e motivazione dell'intervento (apertura e chiusura del plico nonché indichi la persona che procede alla riapertura del plico sigillato alla presenza di almeno testimone, che sottoscriverà il suddetto verbale, provvedendo poi a sigillarlo di nuovo.

 

Al fine di evitare, in caso di necessità, il sistematico ricorso alla procedura prospettata per la riapertura dei plichi sigillati e facilitare le eventuali ricerche, nonché renderle meno laboriose, si ritiene opportuno prevedere l'apposizione all'estero degli stessi plichi di un elenco ben visibile delle spese i rendiconto e della documentazione di supporto.

 

Dovranno essere individuati appositi locali ove depositare i rendiconti, forniti di tutti i requisiti sicurezza e dove avranno accesso soltanto i funzionari responsabili della custodia o personale dagli stessi autorizzato.

 

C. CONSEGNATARI ED INVENTARI.COMPITI DELL'AMMINISTRAZIONE CENTRAL E DEGLI UFFICI ALL'ESTERO.

 

C.l.Attività degli uffici all'estero.

 

Si attira l'attenzione sul comma I dell'art. 13 del regolamento al fine del rispetto del previsto invi all'Amministrazione centrale dei dati concernenti i beni mobili di pertinenza e, per via telematica delle informazioni relative ad ogni ulteriore variazione, nonché delle proposte di dismissione.

 

Tale incombenza, fermi restando gli adempimenti di cui al D.P.R.30 novembre 1979,n.718, riguarda consegnatari di ogni sede, che per le sedi con due funzionari delegati sono quelli già richiamati nell'ultimo paragrafo del punto A.2 della presente comunicazione circolare.

 

Si segnala la necessità del rispetto da parte delle sedi all'estero dei tempi di invio telematico di tutte I informazioni per la loro trasmissione annuale all'Ufficio Centrale del Bilancio, da parte dell'uffici VII della D.G.A.A.B.P. entro il 15 febbraio di ogni esercizio finanziario.

 

A cura dello stesso ufficio VII saranno diramate opportune istruzioni nella specifica materia sugli adempimenti relativi alla compilazione del previsto modello 98 CG, anche utilizzando gli strumenti informatici, nonché sui tempi tecnici dell'avvio della suddetta procedura.

 

C.2.Attività dell'Amministrazione centrale (ufficio Vll della D.G.A.A.B.P.

 

Ai sensi dei commi 2 e 3 dell'art.13 del regolamento in parola, l'ufficio VII della D.G.A.A.B.P. rappresenta per l'amministrazione centrale la struttura dirigenziale competente

 

per il coordinamento delle attività concernenti i consegnatari degli uffici all'estero e per l'inoltro annuale all'Ufficio Centrale di Bilancio entro il 15 febbraio delle relative informazioni pervenute dalle sedi all'estero.

 

D.NUOVO SISTEMA DEI CONTROLLI DELLE SPESE ALL'ESTERO.

D 1. Riscontri amministrativi ministeriali dei rendiconti.

La nuova disciplina della resa del conto comporta innovazioni anche nel sistema dei riscontri amministrativi e contabili ministeriali, non pervenendo più la documentazione precedentemente allegata ai rendiconti.  Al riguardo si attira l'attenzione dei funzionari delegati sul puntuale rispetto delle procedure delle spese all'estero ai sensi della normativa generale e di settore di carattere amministrativo e contabile.

 

D 2. Programmi per le richieste dei rendiconti completi di tutta la documentazione in originai ed attività degli organi di controllo.

 

Tenuto conto del nuovo sistema dei controlli derivante dalle normativa generali (legge 20/94 D.L.vo286/99 soltanto per citare quelle più recenti e significative), si richiamano le previsioni di cu all'art. 1 0, comma 4, per la possibilità di richieste di invio dei rendiconti in originale completi di tutta I documentazione a seguito dei previsti programmi di controllo e nei termini indicati nei programmi stessi da parte dell'Amministrazione, dell'Ufficio centrale del bilancio e della Corte dei conti.

 

A tale fine i competenti centri di responsabilità del Ministero, che provvedono al riscontro amministrativo dei rendiconti relativi ai capitoli di spesa gestiti, devono prevedere a partire dalla fine del presente esercizio finanziario per i rendiconti del secondo semestre del 2000, nonché dei periodo precedenti ed al termine di ogni prossimo esercizio finanziario per quelli riferiti allo stesso anno l'operatività di un programma di controllo, che includa sedi, capitoli e periodi per i rendiconti d richiedere con tutta la documentazione allegata in originale alle sedi all'estero.

 

Tali programmi di controllo, previsti da ogni competente centro di responsabilità, dovranno, però essere coordinati e definiti per tutta l'amministrazione da un centro unico, che verrà successivamente individuato e comunicato.  A tale fine dovrà essere anche curato il raccordo con il programma d controllo dell'Ufficio centrale di bilancio presso il Ministero.

 

Il programma dei controlli dovrà pertanto essere reso operativo dall'inizio di ogni anno con riferimento all'esercizio finanziario precedente, dopo i necessari coordinamenti all'interno dell'Amministrazione con l'Ufficio Centrale del Bilancio, tenuto conto anche del programma di controllo della Corte de Conti, in base alle previste scadenze per la presentazione dei rendiconti.

Per i controlli sulla gestione degli uffici all'estero e per l'attività di vigilanza sui conti correnti valuta tesoro costituiti presso le sedi all'estero si richiamano, infine, le previsioni normative di cui ai commi 5 e 6 dell'art.10 del D.P.R. 120/00.

 

 

Il Direttore Generale per gli Affari

Amministrativi di Bilancio e Patrimonio

Prof.  Cesare SAVASTANO