Manuale operativo per la compilazione della Scheda individuale di valutazione
delle prestazioni
INDICE
1.
RIFERIMENTI GENERALI
1.1
Obiettivi della valutazione e output gestionali
1.2
Le aree di valutazione
2.
IL PROCESSO DI VALUTAZIONE
2.1
Fasi e responsabilità
3.
GUIDA ALLA COMPILAZIONE DELLA
SCHEDA
Sezione I Sezione II Sezione III Sezione IV Sezione V Sezione VI
PREMESSA
Il manuale operativo è uno strumento di supporto per i valutatori e fornisce le principali indicazioni operative per guidare e facilitare la valutazione delle prestazioni.
Il manuale:
- descrive le caratteristiche e le finalità del sistema di valutazione - definisce le modalità operative attraverso cui realizzare il processo di valutazione - fornisce indicazioni, esempi, ed un glossario di riferimento per l’utilizzo e la compilazione della scheda di valutazione.
Il manuale è articolato in tre parti:
1. Riferimenti Generali
- Obiettivi e output gestionali - Aree di valutazione
2.
Il Processo di Valutazione
- Fasi e responsabilità
3.
Guida alla compilazione della
Scheda
- Indicazioni operative - Allegato n.1
1. RIFERIMENTI GENERALI
1.1
Obiettivi della valutazione e
output gestionali
La valutazione della prestazione è un processo sistematico e continuo attraverso cui, periodicamente, il valutatore esprime un giudizio sulle prestazioni complessive fornite dal collaboratore nell’arco di tempo considerato.
Tanto più i valutatori condividono con i loro collaboratori gli obiettivi affidati, i risultati attesi, i parametri di valutazione, tanto più la valutazione diventa un concreta strumento per migliorare la presentazione dei collaboratori, per gestire e sviluppare le risorse umane, per ottimizzare il funzionamento organizzativo.
La responsabilità di esprimere, formalizzare e comunicare la valutazione è direttamente ed esclusivamente affidata al superiore diretto del valutato (d’ora in avanti valutatore di 1° livello). Per superiore diretto si intende quanto definito al 2° comma dell’ art. 106 della L.18/67 come modificato dall’art. 7 della L.85/2000.
Ad un 2° livello di valutazione (tipicamente il Direttore generale competente per area o per materia)è riservata la possibilità di “mitigare” l’effetto della valutazione di 1° livello per una percentuale non superiore (in aumento o in diminuzione del giudizio riportato) al 20%, sulla base delle informazioni e degli output lavorativi del valutato in suo possesso.
In questo quadro, i principali output gestionali della valutazione della prestazione sono:
· Il riconoscimento e lo sviluppo delle prestazioni individuali attraverso:
- la valutazione del “livello di copertura” delle principali responsabilità del ruolo del collaboratore
- la rilevazione e la valorizzazione dei risultati raggiunti sulla base di “parametri di misura” quanto più possibile oggettivi (noti, condivisi, coerenti con i risultati da verificare e con le strategie aziendali)
- la valutazione dei comportamenti e delle capacità che il collaboratore ha espresso nella sua attività professionale e nelle relazioni organizzative
- la definizione di azioni di miglioramento coerenti con quanto emerge dalla valutazione
- i criteri per orientare le decisioni in merito ai riconoscimenti economici previsti dalle normative contrattuali.
· Il miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza organizzativa attraverso:
- la definizione e la chiarificazione dei risultati attesi a livello di unità organizzativa e di ciascun collaboratore
- l’orientamento delle prestazioni e il coinvolgimento dei collaboratori verso i risultati attesi dell’Amministrazione.
2.1 Le aree di valutazione
Il sistema di valutazione è centrato su tre aree:
· I Risultati
La valutazione prende a riferimento i risultati effettivamente conseguiti a fronte di obiettivi specifici affidati al ruolo e relativi al periodo di tempo considerato.
· I comportamenti e le capacità
Quest’area è finalizzata a valutare le modalità attraverso le quali il collaboratore ha ricoperto il ruolo ed in particolare ad esprimere un giudizio qualitativo sui comportamenti e sulle capacità espresse nell’attività di lavoro.
·
Le attività svolte nel corso
dell’anno
La valutazione prende a riferimento le principali attività del collaboratore (“Attività svolte nell’anno”) e ne apprezza il “livello di copertura organizzativa” ed il “Livello di complessità” delle attività svolte nel periodo considerato.
2.
IL PROCESSO DI VALUTAZIONE
2.1
Fasi e responsabilità
Definizione delle responsabilità del ruolo e assegnazione degli obiettivi
Il sistema di valutazione della prestazione richiede che ogni anno, ad inizio del periodo considerato ed in concomitanza con la definizione del piano delle attività, il valutatore diretto, per ciascun collaboratore:
· definisca i risultati attesi all’interno di ciascuna area di risultato e, se possibile, i parametri e i criteri di misura
· individui i requisiti di comportamento e capacità auspicati e considerati necessari e da sviluppare nell’anno di valutazione
· precisi al valutato e concordi con lo stesso il piano delle sue attività, nell’ambito dei programmi di lavoro dell’unità organizzativa di appartenenza
questa fase richiede che tutti gli elementi sopra menzionati vengano messi in comune con il valutato in un incontro appositamente dedicato.
L’incontro va visto altresì come un’opportunità per condividere un piano di lavoro per l’anno recependo, laddove opportuno, suggerimenti e integrazioni da parte del collaboratore e per chiarire aree e modalità di valutazione.
Il colloquio di assegnazione degli obiettivi assume una rilevanza fondamentale per il buon funzionamento del sistema di valutazione e rappresenta una grande opportunità per il Responsabile dell’unità organizzativa per orientare il comportamento e l’impegno del collaboratore.
Al termine del colloquio il valutatore può redigere le parti della Scheda relative ai “comportamenti” ed agli “obiettivi assegnati”; la conoscenza da parte del valutato dei comportamenti e degli obiettivi assegnati viene formalizzata con la sottoscrizione e la data.
In corso d’anno il valutatore potrà effettuare, insieme al collaboratore, una verifica dell’andamento dei programmi concordati, al fine di considerare anche eventuali criticità o “varianze” intervenute e non previste che richiedono di apportare modifiche ai risultati attesi. Le modifiche andranno comunicate formalmente alla Direzione del Personale che allegherà la citata comunicazione alla scheda di valutazione.
Valutazione
Alla conclusione dell’anno il valutatore completa la scheda con le valutazioni relative al periodo di riferimento, valutazioni che verranno successivamente portate a conoscenza del valutato, in occasione di apposito colloquio.
Il colloquio di valutazione è l’aspetto qualificante dell’intero sistema e rappresenta un’occasione in cui il superiore diretto ed il collaboratore possono individuare e definire ambiti di miglioramento della prestazione e le azioni utili a sostenere e migliorare l’apporto del valutato.
In sintesi il processo di valutazione dovrebbe così articolarsi:
Valutazione di 2°livello
La scheda completa delle valutazioni e dei punteggi viene trasmessa al valutatore di 2° livello il quale, unicamente sulla base delle attività descritte nella sezione IV potrà incrementare o decrementare il punteggio totale conseguito dal valutato per un valore non superiore al 20%. Es: se il valutato ha riportato un punteggio totale pari a 20, il valutatore potrà incrementare fino a 24 il punteggio o decrementarlo fino a 16, motivando in modo puntuale le ragioni della valutazione ma, soprattutto, specificando qual è l’attività descritta per la quale si interviene a modifica. Tutti gli elementi di valutazione devono essere resi disponibili e noti nella sezione dedicata alla motivazione.
3.
GUIDA ALLA COMPILAZIONE DELLA SCHEDA
La Scheda di valutazione delle prestazioni è uno strumento di supporto per la gestione e lo sviluppo dei collaboratori finalizzato al miglioramento delle loro prestazioni.
Per il conseguimento di tale obiettivo è di grande rilevanza:
· chiarire ai collaboratori cosa ci si aspetta da loro in termini di comportamenti e risultati
· esplicitare agli interessati quanto ciò che fanno è coerente con quanto è atteso e richiesto
· discutere e concordare come è possibile migliorare in futuro le prestazioni.
La Scheda va compilata anche in caso di cambio di unità organizzativa nel corso dell’anno, sempre che il valutato vi abbia prestato la propria attività lavorativa per almeno quattro mesi.
Sezione I – “Dati anagrafici”
In questa Sezione vengono raccolti e riportati i dati anagrafici e organizzativi relativi al valutato, con riferimento al 31 dicembre dell’anno preso in esame ovvero, in caso di trasferimento in corso d’anno, alla data del trasferimento. La Direzione del Personale invia le schede precompilate con i dati in suo possesso che possono essere modificate o integrate da parte dell’interessato alla luce degli eventi intevenuti e non ancora comunicati all’Amministrazione ( pubblicazioni, mutamenti di dati anagrafici etc,)
Sezione II – “Aree di risultato”
Nella colonna “obiettivi assegnati”, va riportata una descrizione sintetica degli obiettivi specifici affidati al collaboratore per il periodo considerato.
Un obiettivo è correttamente definito e formulato quando:
3 è coerente con le aree di responsabilità proprie del ruolo ricoperto dal collaboratore
3 è tarato sul livello di effettive conoscenze/esperienze del valutato
3 è adeguato con l’ampiezza dell’autonomia prevista per il ruolo
3 è dimensionato in rapporto alle risorse di cui il collaboratore può disporre (mezzi tecnici, risorse umane, risorse economiche, ecc.).
Gli obiettivi possono essere attinenti a diversi ambiti di operatività del valutato, quali ad esempio:
3 lo stabilimento e l’incremento di rapporti sociali e professionali con gli ambienti locali in funzione del mandato operativo assegnato
3 la razionalizzazione dell’organizzazione del lavoro (l’attenzione ai costi, il rispetto di tempi, di piani e di programmi)
3 il livello di efficienza e di qualità delle realizzazioni
3 la gestione delle persone e delle professionalità.
Gli obiettivi, in generale, esorbitano le normali responsabilità delle funzioni (pur essendo ad esse coerenti) e rappresentano risultati particolari e significativi che il Responsabile affida al proprio collaboratore in coerenza con gli obiettivi più generali dell’unità organizzativa.
Si suggerisce di non affidare al proprio collaboratore più di tre o quattro obiettivi.
L’obiettivo può essere individuale o di gruppo (risultati di gruppi di lavoro temporanei, gruppi di progetto, task force, ecc.). In questo caso ciò deve essere specificato nella descrizione.
Nella colonna “Peso” il valutatore esprime l’importanza attraverso il valore percentuale che, a suo giudizio, l’obiettivo descritto assume rispetto agli altri obiettivi (il totale di questa colonna, indipendentemente dal numero di obiettivi assegnati, dovrà quindi essere pari a 100), anche rapportata alla sua difficoltà di realizzazione.
Nella colonna “Valutazione” il valutatore sintetizza i risultati effettivamente conseguiti dal collaboratore, esprimendo un giudizio secondo una scala da 1 a 10 rispetto alla percentuale di raggiungimento dell’obiettivo:
La colonna “Punteggio” sintetizza il prodotto del “Peso” moltiplicato per la “Valutazione”, ad esempio:
Lo spazio “osservazioni” può essere utilizzato dal valutatore per riportare eventuali commenti che qualifichino ulteriormente o spieghino le ragioni della valutazione espressa (condizioni organizzative, eventi imprevisti, ecc.). Il medesimo spazio può essere anche utilizzato dal valutato per precisare eventuali sue osservazioni in merito alla fase di consuntivo dei risultati.
Sezione III – “Comportamenti organizzativi”
Nell’ambito delle cinque aree fondamentali di valutazione del comportamento (vedasi in proposito l’ Allegato n.1) sono stati individuati alcune aree (5), i comportamenti collegati (15) ed i relativi indicatori che dovrebbero facilitare la individuazione del fattore da valutare.
Il valutatore, quindi, all’inizio del periodo, individuerà i cinque comportamenti organizzativi (possibilmente uno per area) ritenuti più attinenti al profilo richiesto per lo svolgimento del ruolo da valutare, avendo cura di esprimere chiaramente al collaboratore:
3 il significato del fattore individuato
3 il peso percentuale che il fattore avrà ai fini del punteggio sintetico.
Lo spazio “osservazioni” può essere utilizzato dal valutatore, in analogia con quanto previsto per il corrispondente campo della Sezione II, anche per riportare eventuali commenti che qualifichino ulteriormente o spieghino le ragioni della valutazione espressa (condizioni organizzative, eventi imprevisti, ecc.).
Sezione IV – “Attività svolte nell’anno”
La Sezione IV contiene la descrizione delle attività svolte, attraverso tre modalità che dovrebbero essere compilate con una particolare attenzione a rendere trasparente la tipologia, il grado di partecipazione e la complessità dell’attività stessa. Pur non avendo carattere strettamente valutativo, questa Sezione può essere utilizzata dal valutatore per completare il quadro della prestazione e per agevolare la successiva fase di omogeneizzazione da parte del valutatore di 2° livello e del C.d’A. .
Nella colonna “Descrizione delle attività” il valutato dovrà indicare, ad un adeguato grado di dettaglio l’attività svolta, facendo anche riferimento al mandato organizzativo. La citata descrizione adempie alla previsione normativa (art. 106 L.85/2000 già citato) relativa all’obbligo del valutato a presentare una relazione delle attività svolta, ma può eventualmente essere ulteriormente integrata (sempre a cura del valutato) con una nota descrittiva da allegare alla scheda.
La descrizione non dovrà, quindi, riportare riferimenti generici ad attività istituzionali ovvero a procedimenti complessivi, ad eccezione del caso in cui questi ultimi siano integralmente gestiti dal valutato.
Ad esempio:
Alla ricezione della sezione IV compilata nella prima colonna il valutatore di I° livello integrerà la citata sezione con le due informazioni relative a Livello di copertura, e Complessità delle attività secondo quanto di seguito descritto.
Nella seconda colonna “Livello di copertura operativa”, in corrispondenza delle attività sono riportate cinque caselle, che rappresentano altrettante fasi tipiche e ricorrenti di un processo standard.
Lo scopo di tale rappresentazione è di permettere al valutatore di definire puntualmente il ruolo del valutato in termini di presidio delle singole fasi.
A tal fine il valutatore dovrà tener presente quanto il valutato partecipa ai singoli passaggi, sulla base delle descrizioni di seguito riportate, e barrerà le caselle (eventualmente anche tutte) corrispondenti alle fasi procedimentali coperte:
Nella terza colonna, “Livello di complessità dell’attività”, va indicato il livello di difficoltà dell’attività svolta dal dipendente, che deve essere valutata in rapporto alla qualifica del valutato e non al suo profilo soggettivo. Gli elementi che possono orientare il valutatore nel misurare il grado di complessità di un’attività sono come previsto nel citato art.106 L. 85/2000 la situazione di carattere ambientale in cui è stata svolta l’attività, le difficoltà contingenti affrontate ma altresì aspetti quali: il carattere di innovatività dell’attività, ecc.
Il valutatore barrerà una casella in una scala da 1 (attività poco complessa) a 5 (attività molto complessa). Sezione V – “Sviluppo professionale ”
L’obiettivo di questa sezione è di permettere al valutatore di descrivere l’attitudine ad assumere maggiori responsabilità ed a svolgere le funzioni del grado superiore come previsto dalla normativa in vigore. L’utilizzo di uno schema predefinito dentro il quale il valutatore di I° livello dovrà apporre un ordinamento risponde ad un criterio di standardizzazione della modalità di espressione del giudizio sull’attitudine che potrà nel tempo essere confermata o meno dai vari valutatori (la rilevazione di una certa attitudine assume rilevanza se confermata da più valutatori nel tempo). L’ordinamento richiesto al valutatore in scala decrescente da 1 a 15 (1 =comportamento osservato e collegato all’attitudine ad assumere responsabilità superiori, 15 = comportamento meno osservabile dei precedenti) quindi deve:
1. essere coerente con i comportamenti assegnati e valutati nella sezione III dal momento che fanno sempre riferimento alla medesima griglia valutativa; 2. rispondere a due criteri fondamentali di graduazione:
Non sono ammesse valutazioni ex-aequo dei comportamenti, è possibile per il valutatore utilizzare la nota N.R. per indicare la non rilevabilità/rilevazione di un determinato comportamento .
Sezione VI – “Valutazione di 2° livello ”
Nello sezione VI vengono riportati i giudizi finale del valutatore di 2° livello ed il giudizio complessivo del Consiglio D’Amministrazione con le relative motivazioni. Per quanto riguarda la prima parte è obbligatorio per il valutatore di 2° livello specificare l’attività per la quale si è incrementato/decrementato il giudizio del valutatore di 1° livello.
ALLEGATO n.1
Aree di valutazione (5) Comportamenti organizzativi (15) Indicatori |